Internkontroll HMS: slik bygger du systemet Arbeidstilsynet forventer
Internkontrollforskriften krever et dokumentert HMS-system. Her er de åtte punktene forskriften faktisk lister opp – og hvordan de ser ut i praksis.
Hva er internkontroll?
Internkontroll er det systematiske HMS-arbeidet virksomheten selv er ansvarlig for. Ikke en perm i hyllen, men en levende praksis: kartlegge, forbedre, dokumentere, gjenta.
Lovgrunnlag – Internkontrollforskriften § 5
Forskriften gjelder alle virksomheter og lister åtte krav:
- Aktuelle lover og forskrifter tilgjengelige.
- Tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter hos ansatte.
- Arbeidstakerne medvirker.
- Fastsatte mål for HMS.
- Oversikt over organisasjonen.
- Kartlegge farer og vurdere risiko.
- Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge.
- Systematisk overvåking og gjennomgang.
De fem dokumentene du trenger
1. HMS-mål og HMS-politikk
Kort dokument (halv side holder). Datér, signér, del med ansatte.
2. Organisasjonskart med HMS-roller
Arbeidsgiver, daglig leder, verneombud, brannvernansvarlig, personvernombud.
3. Risikovurdering
Følg trestegs-metoden. Revideres minst årlig.
4. Opplæringsplan og kursoversikt
Hvem har tatt hva, når, når går det ut? Bruk et system som lagrer PDF-bevis – for eksempel HMS for ansatte.
5. Avviks- og forbedringsrutine
Enkelt skjema der ansatte melder nesten-hendelser og forbedringsforslag.
Kombiner opplæring og rutiner
For løpende sjekklister og internkontroll-rutiner anbefaler vi Rutinekontroll.no – et norsk system som håndterer selve rutinene, mens Ekspresskurs.no leverer opplæringen. Sammen dekker de kravene i § 5.
Systematisk overvåkning
Punkt 8 er den som glipper oftest. Én gang i året skal ledelsen gå gjennom: hva har vi målt (avvik, sykefravær, kurs), fungerer rutinene, er risikovurderingen gyldig, hva endres neste år? Ett A4-referat er nok.
Vanlige tilsynsmerknader
- Manglende dokumentert opplæring (60 % av gebyrene).
- Risikovurdering ikke oppdatert.
- Verneombud mangler 40-timers kurs.
- Avvikssystem eksisterer ikke i praksis.
Kursene som dekker dette
- HMS for ansatte
- GDPR – innføring i personvern for ansatte
- kursoversikten
- GDPR – innføring i personvern for ansatte
Se hele kursoversikten.